Klachtenregeling

Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. werkt continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Door de persoonlijke betrokkenheid bij onze klanten en hun ondernemingen ontstaat er een sterke relatie tussen de klant en Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. Mocht u desondanks niet geheel tevreden zijn over onze dienstverlening, dan nodigen wij u uit ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Op deze manier kunnen wij samen zoeken naar een passende oplossing. Uw klachten en/of aanmerkingen nemen wij zeer serieus.

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Mocht uw klacht onverhoopt met een gesprek niet verholpen zijn, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. U dient dit dan te richten aan onze compliance officer de heer mr. S.H. Dijkman. Wij streven er naar om binnen 10 werkdagen inhoudelijk op de klacht te reageren. Mocht dit door omstandigheden langer duren, dan ontvangt u hiervan uiteraard altijd bericht en informeren wij u over de verdere procedure.

Vanzelfsprekend zullen wij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie omgaan. Wij gaan ervan uit dat uw klacht te goeder trouw is en uiting geeft aan oprechte en gegronde zorg. Wij zullen uw klacht derhalve ook uiterst serieus behandelen. Voorts geeft uw klacht ons de kans eventuele fouten te herstellen en onze dienstverlening waar mogelijk te verbeteren.

Klokkenluidersregeling

Volgens artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties en artikel 55 van Nadere Voorschriften Accountantskantoren is het verplicht om de klokkenluidersregeling van ons kantoor op de website te plaatsen. Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. is derhalve van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V.

De klokkenluidersregeling is geldig naast de regeling voor klachten over de diensten van Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. en de regeling met betrekking tot verschillen van inzicht.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
Kantoor: Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V.
Medewerker: Alle aan Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. verbonden werknemers en/of directie en/of bestuursleden.
Externe derde: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. of één van haar medewerkers.
Melder: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon: De natuurlijk persoon die door de directie van Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V.is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Bij Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V.is dit in principe de compliance officer, tenzij deze direct betrokken is dan is het de waarnemende functionaris.
(Vermeende) onregelmatigheid: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. en/of haar medewerkers in verband met:

  • een (dreigend) strafbaar feit;
  • een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
  • een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
  • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
  • een (dreigende) schending van binnen Dijkman en Haddi Accountancy & Belastingadvies B.V. geldende (gedrags-)regels of
  • overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.
    • Melding

      1. Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
      2. De melding kan bij voorkeur per e-mail naar shdijkman@dijkmanhaddi.nl worden verzonden.
      3. Ook is het mogelijk om een brief te sturen naar het postadres van het kantoor t.a.v. Vertrouwenspersoon.
      4. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
      5. Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan de melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verder afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

      Afhandeling

      • De vertrouwenspersoon informeert de compliance officer en directie van het kantoor. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
      • Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van het kantoor een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
      • De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van het kantoor.
      • De compliance officer rapporteert schriftelijk aan de directie over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
      • Indien de directie van het advies wil afwijken wordt dit met de compliance officer besproken.
      • Indien de melding de compliance officer betreft, dan zal een ander een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.
      • Vertrouwelijkheid en bescherming

        • De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
        • De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
        • De leiding van het kantoor garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen het kantoor of op de carrière mogelijkheden van medewerker.
        • Indien de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit melder worden aangerekend door het kantoor.